Affenstark durch den Gutschein-Dschungel

Fettnäpfchen ade – Tipps für erfolgreiche Mails

E-Mail Ratgeber
E-Mails sind aus unserer täglichen Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Sie sind unschlagbar schnell und kostengünstig. Allerdings verlocken sie auch dazu, dass wir sehr spontan Botschaften verschicken. Das ist oft einfach nur praktisch und kommt beim Gegenüber gut an.

In manchen Fällen aber – besonders im Businessbereich, aber auch im privaten Umfeld – kann eine unbedacht auf den Weg geschickte Mail Ärger und Missverständnisse auslösen. Um das zu vermeiden, gibt es ein paar nützliche Regeln. Wer sich diese praktischen Tipps zu Herzen nimmt, erspart sich viel Zeit und Verdruss und kommt mit seinen Postings gut an.

1. Höflich und verbindlich schreiben

Natürlich liegt in der Kürze die Würze. Und doch dürfen Zeichen der Wertschätzung und der Höflichkeit in einer Mail nicht fehlen. Wertschätzung kann bei einem Telefonat oder bei einem persönlichen Gespräch durch die Stimme ausgedrückt werden. Sie sollte in einer Mail genauso zu spüren sein. Wer das vergisst und übers Internet auf die Schnelle reine Tatsacheninformationen verschickt, läuft schnell Gefahr, missverstanden zu werden. Zur Sicherheit ist es ratsam, Anrede und Grußformel wirklich sehr freundlich zu formulieren. Bei privaten Mails signalisiert ein Smiley, dass die Grundstimmung positiv ist.

2. Nie flapsig schreiben – höchstens bei privaten Mails

Wer seine elektronischen Briefe gerne flapsig formuliert, sollte daran denken, dass das höchstens bei privaten Mails passend ist. Offizielle Botschaften sollten immer korrekt formuliert sein. Auch nachlässige Rechtschreibung kommt beim Gegenüber nicht gut an. Sorgfältig und korrekt formuliert, signalisiert eine Mail, dass das Gegenüber ernst genommen wird. Grußformeln am Ende der Nachricht sollten nicht abgekürzt, sondern ausgeschrieben werden, ein lapidares „M f G“ anstelle von „Mit freundlichen Grüßen“ ist zu wenig. Die Anrede „Hallo“ geht nur, wenn schon ein längerer Kontakt besteht und der Umgangston mit dem Adressaten generell locker ist.

3. Sich freundlich kurz fassen – und den Text untergliedern

Mailempfänger wollen im Allgemeinen keine Romane lesen, sondern schnell und übersichtlich informiert werden. Daher sollten Mails kurz gefasst, freundlich formuliert und immer in Absätze untergliedert werden.

4. Keine halbfertigen Mails verschicken

Wer sich angewöhnt, erst als allerletzten Schritt den Adressaten der Nachricht einzutragen, schützt sich davor, dass er versehentlich halbfertige Mails losschickt.

5. Den Betreff aussagekräftig formulieren

Für den Empfänger erleichtert es das Strukturieren seiner Nachrichten und ermöglicht einen guten Überblick, wenn im „Betreff“ ein inhaltsreiches Stichwort steht. Fehlt diese Formulierung, kostet das viel Zeit, denn die Mail muss im Zweifelsfall zeitraubend immer wieder geöffnet werden.

6. Für dringende Informationen zum Telefon greifen

Sich auf die Sicherheit und Zuverlässigkeit der elektronischen Korrespondenz zu verlassen, birgt die Gefahr, dass wichtige Nachrichten vielleicht doch nicht rechtzeitig beim Empfänger landen. Nicht jede Mail wird gelesen, es liegt immer im Bereich des Möglichen, dass der Adressat die Mail vielleicht übersieht, aus Versehen löscht oder sie nicht rechtzeitig liest. Speziell im Privatbereich kann es durchaus vorkommen, dass das Postfach auch mal mehrere Tage nicht geöffnet wird. Wenn es um sehr wichtige Informationen geht, stößt hier die elektronische Korrespondenz an ihre Grenzen.

7. Immer daran denken: Mails können sehr leicht weitergeleitet werden

Eine Mail ist zwar nicht ganz so öffentlich wie eine Postkarte, jedoch werden Mails oft weitergeleitet – technisch gar kein Problem. Daher ist es wichtig, im geschäftlichen Bereich gerade auch bei eher banalen Mails darauf zu achten, dass sie nicht zu locker und lässig daherkommen. Was für den Kollegen gut ist, könnte anschließend – vielleicht sogar versehentlich – die ganze Abteilung zu Gesicht bekommen. Hier ist Vorsicht die Mutter aller Tugenden.

Bildquelle: aboutpixel.de / pixel pair © Sebastian Thanner

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