Affenstark durch den Gutschein-Dschungel

Wer schreibt die pfiffigsten E-Mails?

E-Mails
Im geschäftlichen Alltag sind Botschaften per Mail unverzichtbar. Direkt, zielgerichtet und vor allem schnell, so sind sie nützlich für interne und externe Informationen. Doch sie lösen auch eine Flut von Nachrichten aus, kosten eine Unmenge wertvoller Arbeitszeit und verbrauchen unnötig viel persönliche Kraft. Es gibt ein paar gravierende Fehler, die zu enormen Zeit- und Energiefallen werden. Mit folgenden Tipps lässt sich effektiv gegensteuern, Zeit sparen und Spaß an der Arbeit behalten.

1. Die Betreffzeile aussagekräftig benennen

Nichts ist ärgerlicher als eine Mail, deren Betreffzeile nachlässig und unkorrekt formuliert ist. Wer dagegen dort schon den Kernpunkt seiner Nachricht zusammenfasst, erleichtert dem Empfänger erstens die Strukturierung seiner Mails, zweitens muss der Adressat keine kostbaren Minuten darauf verwenden, erst einmal herauszufinden, um was genau es in der Anfrage oder Information gehen soll. Daher ist es ein Gebot der Höflichkeit, seine Botschaft auf einen treffenden Nenner zu bringen, und es ist ein Beweis von Professionalität, kurz und knackig den gesamten Inhalt zusammenzufassen.

2. Mailschlangen kürzen

Kettenmails zu verschicken und vorhergehende Nachrichten immer mit weiterzuleiten, kostet den oder die Empfänger viel Zeit. Praktisch und effektiv ist es, lieber das Resümee zusammenzufassen und eventuell enthaltene Vorschläge zu bearbeiten. Vor allem, wenn mehrere Empfänger im Spiel sind, ist es ein weit kleinerer Zeitaufwand, wenn eine Person eine Zusammenfassung erstellt und weiterleitet, als wenn mehrere Beteiligte alle Postings lesen und bearbeiten müssen.

Eine Gefahr bei Mailschlangen besteht darin, dass in früheren Mails immer mal wieder auch Bemerkungen enthalten sein können, die vielleicht nicht für alle späteren Empfänger bestimmt sind – das kann peinlich werden! Daher empfiehlt es sich, bei Kettenmails vorsichtig zu sein.

3. Keine schwierigen Diskussionen per Mail führen

Die Idee ist verlockend, manche Entscheidungen per Mail zu diskutieren. Die erhoffte Zeitersparnis dabei ist allerdings oft doch nicht gegeben. Wer tragfähige Lösungen anstrebt, weiß zur Genüge, dass sie fundiert sein sollten, damit sie nicht dauernd nach gebessert werden müssen.

Kritische Diskussionen zwischen mehreren Partnern sollten am besten synchron und unter Mitwirkung aller Beteiligten stattfinden. Dann hören alle Betroffenen die Statements, das Für und Wider und die wichtigen Argumente gleichzeitig und können sofort reagieren. Auch die Körpersprache spielt bei Entscheidungsprozessen eine große Rolle und kann für eine gute Lösung äußerst hilfreich sein – ein Lächeln, ein ermutigendes Zunicken, eine einladende Geste. Diese Ebene entfällt beim Nachrichtenaustausch per Mail völlig.

4. Ein möglichst großer Verteilerkreis – nein danke!

Bei Mails mit großem Verteiler besteht die Gefahr, dass die Empfänger die Nachricht zwar lesen, sich aber nicht mit dem Thema identifizieren, geschweige denn sich verantwortlich fühlen. Daher ist es ratsam, sich den Empfängerkreis seiner Mail gut zu überlegen. Weniger ist oft mehr. Es ist meist sinnvoller, die wirklich Betroffenen anzuschreiben, als zu sehr auf Nummer sicher zu gehen und damit die Nachricht als irrelevant zu markieren.

Oft deutet ein zu großer Verteiler darauf hin, dass der Absender nicht ausreichend die Verantwortung für das Thema übernimmt. Nicht jeder muss über alles informiert sein, das verbraucht Zeit- und Energieressourcen. Natürlich ist es oft einfacher, zur Sicherheit alle eventuell Interessierten einzubeziehen. Wenn dadurch allerdings eine zu große Mailflut ausgelöst wird, verkehrt sich die gute Absicht ins Gegenteil. Dann werden Nachrichten nämlich gar nicht mehr gelesen, oder sie werden auf später verschoben, worunter die Effektivität leidet.

Transparent, übersichtlich und effektiv – so sollten Mails ausfallen, damit sie beim Adressaten optimal ankommen und zum gewünschten Erfolg führen.

Bildquelle: aboutpixel.de / e-mail © Rainer Sturm

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